Roadmapping als katalysator voor inzicht én samenwerking

Organisatie brede samenhang, heldere keuzes en ‘one team – one voice’

Over het CAK

Het CAK is een publieke dienstverlener in het zorg- en welzijnsdomein. Het voert wettelijke taken uit, int eigen bijdragen (Wmo/Wlz) en keert jaarlijks ca. €32 miljard uit aan zorgaanbieders. Daarnaast borgt het CAK toegang tot zorg voor kwetsbare groepen.

Aanleiding & uitdaging

De digitale transformatie vroeg om vernieuwing van de diensteninfrastructuur. Dit werd vertaald naar 8 roadmaps met een doorkijk van 10 kwartalen, binnen een complexe, agile omgeving.
Productmanagers hadden onvoldoende zicht op onderlinge afhankelijkheden, waardoor prioriteiten, knelpunten en risico’s moeilijk te overzien waren.

Doel

1. afhankelijkheden tussen roadmaps bepalen
2. bottlenecks zichtbaar maken die waardecreatie vertragen
3. enablers herkennen die versnelling mogelijk maken
4. prioriteiten op directieniveau kunnen aangeven
5. onderlinge afstemming en samenwerking Productmanagers

Het traject

Motivista begeleidde dit traject in samenwerking met Happy Goose.

Interactieve afhankelijkheden sessies werden gecombineerd met aandacht voor teamontwikkeling.
Deelnemers werkten volgens het YOWYO!-gedachtengoed (You Own What You Observe), dat in het CAK evolueerde naar WOWWO! (We Own What We Observe).

Dit gedachtengoed versnelt eigenaarschap, daadkracht en teambonding.

Verloop

• Start met een experiment met één roadmap (tastbare visualisatie met Duplo en touwtjes)
• Opschaling naar alle 8 roadmaps: afhankelijkheden verbinden in één Afhankelijkhedenboom
• Terugkerende kwartaalsessies voor het herijken van de Afhankelijkhedenboom
• Terugkerende Big Retro elke kwartaal op samenwerking en teamdynamiek

De visuele Afhankelijkhedenboom fungeert als krachtig communicatiemiddel binnen team én richting stakeholders. De sterke combinatie van inhoud en teambonding leidde tot waardevolle resultaten.

Resultaten op inhoud & structuur

De organisatie brede Afhankelijkhedenboom met alle epics en relaties over 10 kwartalen heeft gezorgd voor:

• herijking van PI-prioriteiten en scherper backlogmanagement;
• snellere en beter onderbouwde besluitvorming;
• minder complexiteit en meer waardecreatie;
• beperken of zelfs wegnemen van afhankelijkheden, o.a. door epics te splitsen;
• het afdwingen van noodzakelijke keuzes;
• eerder zicht voor directies en portfolioboard op noodzakelijke strategische keuzes.

Resultaten op team & samenwerking

• Productmanagers groeiden uit van groep tot een hecht team.
• Meer eigenaarschap, vertrouwen en daadkracht.
• ‘One team – one voice’ richting ketenpartners en directie.
• Sterkere samenwerking regelingen-overstijgend.
• WOWWO! als gedeeld motto voor observaties en verantwoordelijkheid.

“Het inzicht in afhankelijkheden brengt versnelling en de samenwerking tussen de betrokkenen brengt verbinding.”

Samenwerking

CAK is opdrachtgever van Motivista. Het traject is uitgevoerd vanuit de samenwerking tussen Motivista en Happy Goose.